This video shows you how to upload and share files with colleagues, communities or anyone who has an email address. The video duration is approximately 2 minutes and contains audio.
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Table 1. Welcome
Step | Caption | On-Screen Action |
1.1 | Files in IBM SmartCloud Engage not only provides a place to store your files, but it allows others to see and share the work you're doing, building your digital presence. | A welcome page entitled "IBM SocialBusiness: Uploading and Sharing Files" is displayed.
- The My Dashboard page of SmartCloud is displayed.
- From the Apps menu, select Files. The Files page opens.
|
Table 2. Upload and Share Files
| Step | Caption | On-Screen Action |
| 2.1 | You can upload and share files with colleagues, communities, or anyone who has an email address. |
- Click Upload Files. The Upload Files dialog box opens.
- Click Browse.
- Locate and select the appropriate file to share. Click Open.
|
| 2.2 | If you're not ready to share your file, you can store the file in SmartCloud Engage to download or share later. | In the Share With area, select the No one radio button. |
| 2.3 | Add tags or keywords so that people who like to perform tag cloud searches can find your content. | In the Tags field, enter the appropriate tags. |
| 2.4 | Would you like people to edit your content and upload a new version of the file? If so, give people Editor access to your file. Editor access is great when collaborating on documents. Use Reader access when you want people to review and leave comments for all to see. |
- In the Share With area, select the People Or Communities radio button.
- From the Role drop-down, select as Editor.
- In the Person name or email field, enter the appropriate information for the person to give editor access to the file.
- Click the Add icon.
- From the Role drop-down, select as Reader. In the Person name or email field, enter the appropriate information for the person to give reader access to the file.
- Click the Add icon.
|
| 2.5 | What do you want people to do when they are notified about your file? If you've allowed them to edit your file, don't worry. SmartCloud Engage tracks versions so you can download or restore previous versions if needed. |
- Click Add an optional message.
- In the Message field, enter a message to be sent along with the shared file.
|
| 2.6 | You can choose how widely to share your files. | Select the Allow others to share these files check box. |
| 2.7 | After you've uploaded and shared the file, you can see who has re-shared, downloaded, or commented on your file. |
- Click Upload.
- Under My Files, click the shared file.
- Click the Sharing tab. Information on who this file has been shared with is displayed.
- Click the About This File tab. General information about the file is displayed, including how many times it has been downloaded.
- Click the Comments tab. Comments on the file are displayed.
|
| 2.8 | Uploading files provides a great way to backup and share your work. Once your files are uploaded you can pin important files in meetings, or even allow others to follow your files. |
- From an open file, click the Pin icon.
- Click More Actions.
- Select Follow.
|
Table 3. Conclusion
| Step | Caption | On-Screen Action |
3.1 | While this concludes our video, there's so many other things you can do with Files in SmartCloud Engage. Give a copy of a file to a community. Lock a file. Get notified whenever a file changes. Have lots of files? Organize them into sharable folders. And more! | A page titled Using Files in IBM SmartCloud Engage is displayed with these bullet points:
- Copy a file to a community
- Lock a file
- Notify someone when a file changes
- Organize files into sharable folder
- And much more.
The conclusion screen is displayed. |
(Français) Tableau 1 : Bienvenue
Cette vidéo démontre le pouvoir des fonctions d'enregistrement et de partage des fichiers au sein d'IBM SmartCloud.
Étape | Sous-titrage | Action à l'écran |
1.1 | Le service «Fichiers» d'IBM SmartCloud Engage vous permet de stocker vos fichiers ainsi que d'exposer et partager votre travail avec d'autres personnes et d'étendre ainsi votre présence numérique. | 1. Une page de bienvenue intitulée «IBM SocialBusiness : Charger et partager un fichier» est affichée.
2. La page «Mon tableau de bord» de SmartCloud est affichée.
3. Depuis le bouton de menu «Applications», sélectionnez «Fichiers».
4. La page «Fichiers» s'ouvre. |
Tableau 2 : Charger et partager des fichiers
Étape | Sous-titrage | Action à l'écran |
2.1 | Vous pouvez charger et partager des fichiers avec vos collègues, communautés, ou toute personne disposant d'une adresse électronique. | 1. Cliquez sur «Télécharger des fichiers».
2. La boîte de dialogue «Télécharger des fichiers» s'ouvre.
3. Cliquez sur «Parcourir».
4. Situez et sélectionnez le fichier à partager.
5. Cliquez sur «Ouvrir». |
2.2 | Si vous ne souhaitez pas partager vos fichiers, stockez-les dans SmartCloud Engage afin de les télécharger et partager ultérieurement. | 1. Dans la zone «Partager avec», sélectionnez le bouton d'option «Aucune personne». |
2.3 | Ajoutez des étiquettes ou mots clés à votre contenu pour en faciliter la recherche par le biais du nuage d'étiquettes. | 1. Dans le champ «Etiquettes», saisissez les étiquettes à attribuer au fichier. |
2.4 | Souhaitez-vous que d'autres personnes modifient votre contenu et le resoumettent sous de nouvelles versions ? Alors, donnez l'accès «Editeur» à votre fichier. L'accès «Editeur» est utile quand vous souhaitez collaborer sur des documents. Utilisez l'accès «Lecteur» si vous souhaitez que d'autres personnes puissent uniquement consulter vos fichiers et laisser des commentaires. | 1. Dans la zone «Partager avec», sélectionnez le bouton d'option «Personnes ou communautés».
2. Depuis le menu déroulant «Rôle», sélectionnez «En tant qu'Editeur».
3. Dans le champ «Nom ou adresse électronique de la personne», saisissez les informations de la personne à laquelle donner l'accès en tant qu'éditeur au fichier.
4. Cliquez sur l'icône «Ajouter».
5. Depuis le menu déroulant «Rôle», sélectionnez «En tant que Lecteur».
6. Dans le champ «Nom ou adresse électronique de la personne», saisissez les informations de la personne à laquelle donner l'accès en tant que lecteur au fichier.
7. Cliquez sur l'icône «Ajouter». |
2.5 | Que souhaitez-vous que les personnes notifiées fassent avec vos fichiers ? Si vous leur permettez de les modifier, pas de souci. SmartCloud Engage fait le suivi des versions de telle sorte que vous puissiez télécharger ou rétablir d'anciennes versions, si nécessaire. | 1. Cliquez sur «Ajouter un message facultatif».
2. Dans le champ «Message», saisissez tout message à joindre avec le fichier partagé. |
2.6 | Vous pouvez choisir l'étendue de partage de vos fichiers. | 1. Sélectionnez la case à cocher «Autoriser d'autres personnes à partager ces fichiers». |
2.7 | Après avoir chargé et partagé un fichier, vous pouvez consulter qui l'a repartagé, téléchargé ou qui a laissé un commentaire. | 1. Cliquez sur «Télécharger».
2. Sous «Mes fichiers», cliquez sur le fichier partagé.
3. Cliquez sur l'onglet «Partage».
4. Des informations sur les personnes avec lesquelles ce fichier a été partagé sont affichées.
5. Cliquez sur l'onglet «A propos de ce fichier».
6. Des informations générales à propos du fichier sont affichées, en incluant le nombre de fois qu'il a été téléchargé.
7. Cliquez sur l'onglet «Commentaires».
8. Des commentaires sur le fichier sont affichés. |
2.8 | Le chargement de vos fichiers permet la sauvegarde et le partage de votre travail. Une fois vos fichiers chargés, vous pouvez les épingler dans des réunions ou permettre à d'autres personnes d'en faire le suivi. | 1. A partir d'un fichier ouvert, cliquez sur l'icône «Epingler».
2. Cliquez sur «Autres actions».
3. Sélectionnez «Suivre». |
Tableau 3 : Conclusion
Étape | Sous-titrage | Action à l'écran |
3.1 | Bien que cette vidéo soit terminée, veuillez noter que vous pouvez accomplir davantage avec vos fichiers au sein de SmartCloud Engage. Offrez une copie de votre fichier à une communauté. Verrouillez un fichier. Recevez des notifications quand un fichier est modifié. Vous disposez de beaucoup de fichiers ? Organisez-les au sein de dossiers partageables. Et davantage ! | 1. Une page intitulée «Utiliser des fichiers dans IBM SmartCloud Engage» est affichée ainsi que ces points importants : Copier un fichier dans une communauté Verrouiller un fichier Recevoir des notifications quand un fichier est modifié Organiser des fichiers au sein de dossiers partageables Et davantage.
2. L'écran de conclusion est affiché. |
(Deutsch) Tabelle 1. Willkommen
Dieses Video zeigt die Stärke von Dateispeicherung- und Freigabe in IBM SmartCloud.
Schritt | Überschrift | Bildschirmaktionen |
1.1 | Dateien in IBM SmartCloud Engage bietet nicht nur einen Speicherort für Ihre Dateien, sondern gestattet anderen auch, Ihre Arbeit zu sehen und gemeinsam zu nutzen und so Ihre digitale Präsenz aufzubauen. | 1. Eine Willkommen Seite mit dem Titel "IBM Social Business: Eine Datei hochladen und freigeben" wird angezeigt.
2. Die Mein Dashboard Seite von SmartCloud wird angezeigt.
3. Im Menü Anwendungen wählen Sie Dateien.
4. Die Seite Dateien wird geöffnet. |
Tabelle 2: Dateien hochladen und freigeben
Schritt | Überschrift | Bildschirmaktionen |
2.1 | Sie können Dateien hochladen und mit Kollegen, Communitys oder jedem mit einer E-Mail Adresse gemeinsam nutzen. | 1. Klicken Sie auf Dateien hochladen.
2. Das Dialogfeld Dateien hochladen wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf Durchsuchen.
4. Finden und wählen Sie die gewünschte Datei, die freigegeben werden soll.
5. Klicken Sie auf Öffnen. |
2.2 | Wenn Sie noch nicht bereit sind, Ihre Datei freizugeben, können Sie sie in SmartCloud speichern und später herunterladen oder freigeben. | 1. Im Bereich Freigeben für wählen Sie die Optionsschaltfläche Niemand. |
2.3 | Fügen Sie Tags oder Schlüsselwörter hinzu, so dass Personen, die Tagcloudsuchen ausführen sollen, Ihren Inhalt finden können. | 1. Im Feld Tags geben Sie die gewünschten Tags ein. |
2.4 | Möchten Sie, dass Personen Ihren Inhalt bearbeiten und eine neuer Version der Datei hochladen können? Wenn ja, geben Sie Personen Bearbeiterzugang auf Ihre Datei. Bearbeiterzugang ist hervorragend für die Zusammenarbeit an Dokumenten geeignet. Verwenden Sie Leserzugang wenn Sie möchten, dass Personen das Dokument prüfen und für alle sichtbare Kommentare hinterlassen. | 1. Im Bereich Freigeben für wählen Sie die Optionsschaltfläche Personen oder Communitys.
2. Vom Dropdown Rolle wählen Sie als Bearbeiter.
3. Im Feld Name oder E-Mail Adresse der Person geben Sie die gewünschte Information für die Person ein, der Bearbeiterzugang auf die Datei gewährt werden soll.
4. Klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen.
5. Vom Dropdown Rolle wählen Sie Als Leser.
6. Im Feld Name oder E-Mail Adresse der Person geben Sie die gewünschte Information für die Person ein, der Leserzugang auf die Datei gewährt werden soll.
7. Klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen. |
2.5 | Was sollen Personen tun, wenn sie über Ihre Datei benachrichtigt werden? Wenn Sie ihnen gestattet haben, Ihre Datei zu bearbeiten, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. SmartCloud Engage verfolgt Versionen nach, so dass Sie frühere Versionen nach Bedarf herunterladen oder wiederherstellen können. | 1. Klicken Sie auf Optionale Nachricht hinzufügen.
2. Im Feld Nachricht geben Sie eine Nachricht ein, die mit der freigegebenen Datei gesendet werden soll. |
2.6 | Sie können wählen, wie weit Sie Ihre Dateien gemeinsam nutzen wollen. | 1. Wählen Sie das Kontrollkästchen Anderen die Freigabe dieser Datei ermöglichen. |
2.7 | Nachdem Sie die Datei hochgeladen und freigegeben haben, können Sie sehen, wer Ihre Datei erneut freigegeben, heruntergeladen oder kommentiert hat. | 1. Klicken Sie auf Hochladen.
2. Unter Meine Dateien klicken Sie auf die freigegebene Datei.
3. Klicken Sie auf das Register Gemeinsame Nutzung.
4. Informationen darüber, mit wem diese Datei gemeinsam genutzt wurde, werden angezeigt.
5. Klicken Sie auf das Register Informationen zu dieser Datei.
6. Allgemeine Informationen über die Datei werden angezeigt, einschließlich, wie oft sie heruntergeladen wurde.
7. Klicken Sie auf das Register Kommentare.
8. Kommentare über diese Datei werden angezeigt. |
2.8 | Hochladen von Dateien bietet eine großartige Methode, Ihre Arbeit zu sichern und gemeinsam zu nutzen. Nachdem Ihre Dateien hochgeladen sind, können Sie wichtige Dateien in Besprechungen anhängen oder sogar anderen gestatten, Ihre Dateien zu verfolgen. | 1. In einer geöffneten Datei klicken Sie auf das Symbol Anhängen.
2. Klicken Sie auf Weitere Aktionen.
3. Wählen Sie Verfolgen. |
Tabelle 3: Zusammenfassung
Schritt | Überschrift | Bildschirmaktionen |
3.1 | Obwohl damit unser Video schließt, gibt es so viel mehr, was Sie mit Dateien in SmartCloud Engage tun können. Geben Sie eine Kopie einer Datei an eine Community. Sperren Sie eine Datei. Erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn eine Datei geändert wird. Haben Sie eine Menge Dateien? Organisieren Sie sie in gemeinsam nutzbare Ordnern. Und vieles mehr! | 1. Eine Seite mit dem Titel Dateien in IBM SmartCloud Engage verwenden wird mit den folgenden Aufzählungszeichenpunkten angezeigt: Kopieren Sie eine Datei auf eine Community Sperren Sie eine Datei Erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn eine Datei geändert wird Organisieren Sie Dateien in gemeinsam nutzbare Ordner Und vieles mehr.
2. Der Abschlussbildschirm wird angezeigt. |
(日本語) Table 1. Welcome
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(中文 ( 簡體 )) Table 1. Welcome
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(Español) Table 1. Welcome
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